Datenschutzhinweis für Kunden

1. Allgemeine Hinweise

Der Schutz personenbezogener Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. Im Folgenden informieren wir unsere Geschäftskunden darüber, wie wir personenbezogene Daten im Rahmen der Geschäftsbeziehung gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verarbeiten.

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen (z. B. Ansprechpartner beim Kunden).

 

2. Verantwortlicher

codex GmbH & Co. KG
Heuweg 5/1 | D-89079 Ulm
Telefon: +49 731 927093-0
E-Mail: info@codex-x.de

 

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Kunden insbesondere zu folgenden Zwecken:

• Anbahnung, Durchführung und Beendigung von Vertragsverhältnissen
• Kommunikation mit Kunden bzw. den Ansprechpartnern beim Kunden
• Auftrags-, Liefer- und Rechnungsabwicklung
• Organisation, Durchführung und Nachverfolgung von Lieferungen
• Erfüllung gesetzlicher und steuerrechtlicher Verpflichtungen
• Wahrung berechtigter Unternehmensinteressen (z. B. effiziente Logistik)

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Grundlage von:

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen: Die Datenverarbeitung erfolgt insoweit, als sie für die Anbahnung und die Durchführung von Verträgen über die Beschaffung von Waren und sonstigen Leistungen sowie von Verträgen über die Erbringung von Leistungen erforderlich ist. Die im Einzelnen mit der Datenverarbeitung verfolgten Zwecke ergeben sich aus den jeweils vertraglich festgelegten Zwecken zur Durchführung unserer Geschäftsbeziehungen.

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigtes Interesse an einer effizienten Geschäfts- und Lieferabwicklung: Es kann erforderlich sein, die von Ihnen überlassenen personenbezogenen Daten über die eigentliche Erfüllung des Vertrages hinaus zu verarbeiten. Die berechtigten Interessen sind hierbei insbesondere:

• Betriebsorganisation und geschäftliche Kommunikation
• Maßnahmen zur Weiterentwicklung von Produkten
• Konsultation von und Datenaustausch mit Auskunfteien zur Ermittlung von Bonitäts- bzw. Zahlungsausfallrisiken
• Prüfung und Geltendmachung rechtlicher Ansprüche (z.B. im Rahmen der Schadensregulierung)
• Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten

Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen: Die Zwecke der Datenverarbeitung ergeben sich im Einzelfall aus gesetzlichen Vorgaben. Zu diesen rechtlichen Verpflichtungen gehören z.B. die Erfüllung von Aufbewahrungs- und Identifikationspflichten, z.B. im Rahmen von Vorgaben zur Verhinderung von Geldwäsche, steuerliche Kontroll- und Meldepflichten und die Datenverarbeitung im Rahmen von Behördenanfragen.

 

4. Kategorien verarbeiteter Daten

Im Rahmen der Geschäftsbeziehung verarbeiten wir insbesondere folgende Daten:

• Personen- und Kontaktinformationen (z.B.: Name, Vorname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Fax, Funktion, Position, Abteilung) 
• Liefer- und Rechnungsadressen
• Auftrags-, Versand- und Trackinginformationen (z. B. Sendungsnummer)
• Bankverbindungs- und Zahlungsinformationen

Die Daten erhalten wir in der Regel direkt von Ihnen bzw. von unseren Kunden als Arbeitgeber der jeweiligen Ansprechpartner. Soweit erforderlich, erhalten wir Daten auch aus öffentlich zugänglichen Quellen (z. B. Handelsregister) oder von Auskunfteien.

Die Bereitstellung der Daten ist für den Abschluss und die Durchführung des Vertrags erforderlich. Ohne diese Daten können wir einen Vertrag in der Regel nicht abschließen oder durchführen.

 

5. Sendungsverfolgung und Einbindung von Versanddienstleistern

Zur Abwicklung von Lieferungen arbeiten wir mit externen Versanddienstleistern zusammen.

Der Versanddienstleister erhält zur Durchführung der Lieferung nur die zur Lieferung notwendigen Daten (z. B. Name, Lieferadresse, Sendungsnummer, Anzahl der Versandeinheiten, Gewicht, Logistische Parameter, Lieferdatum, Terminprodukt, Telefonisches Avis, Gefahrgutinformation: je nach Dienstleister oder Lieferung können sich die Daten unterscheiden).

Im Rahmen des Versands erhalten unsere Kunden von uns eine E-Mail mit einem Link zur Sendungsverfolgung. Der Versand dieser E-Mail mit Link erfolgt durch uns als verantwortliches Unternehmen. Erst durch das aktive Anklicken des Sendungsverfolgungslinks stellt das Endgerät des Kunden eine Verbindung zur Sendungsverfolgung des Versanddienstleisters her. In diesem Zusammenhang können insbesondere folgende Daten an den Versanddienstleister übermittelt und verarbeitet werden: IP-Adresse; Sendungsnummer; ggf. technische Nutzungsdaten (z. B. Browser, Zeitpunkt des Zugriffs).

Ab diesem Zeitpunkt ist der Versanddienstleister eigenständig für die weitere Datenverarbeitung verantwortlich. 

Die Verarbeitung unsererseits erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer transparenten und effizienten Lieferung).

Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch den jeweiligen Versanddienstleister entnehmen Sie bitte dessen Datenschutzhinweisen.

Sie können sich jederzeit über den Abmeldelink in der E-Mail von den Nachrichten zur Sendungsverfolgung abmelden. 

GLS: https://www.gls-pakete.de/datenschutzerklaerung

DHL: https://activetracing.dhl.com/DatPublic/privacyNotice.do

Raben: https://deutschland.raben-group.com/datenschutzerklarung

Gebrüder Weis: https://www.gw-world.com/de/datenschutzhinweis

Noerpel: https://noerpel.de/metanavi/impressum-datenschutz

 

6. Einsatz von Künstlicher Intelligenz

Im Rahmen der Geschäftsbeziehung können wir in unseren Systemen und Anwendungen, in denen personenbezogene Daten unserer Kunden verarbeitet werden, auch Funktionen einsetzen, die auf Künstlicher Intelligenz (KI) beruhen. Dies kann beispielsweise die Kundenbetreuung und -kommunikation, die Auftrags- und Lieferabwicklung einschließlich der Sendungsverfolgung sowie die Auswertung, Strukturierung und Aufbereitung von Informationen betreffen. Der Einsatz von KI erfolgt dabei ausschließlich zu den in Ziffer 3 genannten Zwecken.

Dabei verarbeiten wir die in Ziffer 4 genannten Datenkategorien. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit sie zur Durchführung des Vertragsverhältnisses erforderlich ist, sowie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in einer effizienten Organisation und Verbesserung unserer Geschäftsprozesse, der Lieferabwicklung und der Kundenbetreuung.

Die KI-Anwendungen dienen ausschließlich der Unterstützung unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Eine ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhende Entscheidung, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt (Art. 22 DSGVO), findet nicht statt. Entscheidungen im Rahmen der Geschäftsbeziehung werden stets von Menschen getroffen.

Soweit wir hierfür externe Dienstleister einsetzen, erfolgt dies im Rahmen der unter Ziffer 7 beschriebenen Grundsätze. Soweit die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruht, steht Ihnen ein Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO zu.

 

7. Empfänger der Daten

Personenbezogene Daten werden nur an solche Empfänger weitergegeben, die diese zur Erfüllung der genannten Zwecke benötigen, z. B.:

• Versand- und Logistikdienstleister
• IT- und Softwaredienstleister (z. B. Hosting, Betrieb von Anwendungen, E-Mail-Versand)
• Steuer- und Rechtsberater
• Behörden, sofern gesetzlich vorgeschrieben

Sofern wir Ihre personenbezogenen Daten an Empfänger außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) übermitteln, erfolgt dies nur, wenn die EU-Kommission für das jeweilige Drittland ein angemessenes Datenschutzniveau festgestellt hat (Art. 45 DSGVO), geeignete Garantien wie EU-Standardvertragsklauseln vorliegen (Art. 46 DSGVO) oder die besonderen Voraussetzungen des Art. 49 DSGVO erfüllt sind. Eine Kopie der jeweiligen Garantien können Sie über die unten genannten Kontaktdaten anfordern.

 

8. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen. Handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen betragen in der Regel sechs bzw. zehn Jahre (insbesondere nach § 257 HGB und § 147 AO). Nach Ablauf dieser Fristen werden die Daten gelöscht.

 

9. Rechte der betroffenen Personen

Betroffene Personen haben folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

Zudem besteht ein Beschwerderecht bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg.

Widerspruchsrecht:

Soweit wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen diese Verarbeitung einzulegen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Der Widerspruch kann formfrei an die unten genannten Kontaktdaten gerichtet werden.

 

10. Kontakt zum Datenschutz

Bei Fragen zum Datenschutz oder zur Geltendmachung Ihrer Rechte können Sie sich jederzeit an uns wenden:

codex GmbH & Co. KG
-Datenschutzbeauftragter-
Heuweg 5/1
89079 Ulm
Telefon: +49 731 927093-0
Datenschutzteam: datenschutz@codex-x.com
Datenschutzbeauftragter: dsb@codex-x.com